Beglaubigte Kopie und beglaubigte Übersetzung: die wichtigsten Aspekte

Was ist eine beglaubigte Kopie und wo kann man sie in Deutschland bekommen? Mich hat die Menge an Menschen wirklich überrascht, die mich in den Monaten, in denen ich als ermächtigte Übersetzerin in Deutschland arbeite, nach einer beglaubigten Kopie ihrer Dokumente gefragt hat und mich gebeten hat, sie ihnen auszustellen. Ich schätze, dass sie gesehen haben, dass ich beglaubigte Übersetzungen erstelle und dass sie dann davon ausgegangen sind, dass ich auch beglaubigte Kopien anfertigen kann. Eigentlich wäre es wirklich schön, ihnen weiterhelfen zu können – und dabei natürlich wie ein Notar abzurechnen!

Mit diesem Blogeintrag möchte ich alle Zweifel beseitigen und erklären, was in Deutschland der Unterschied zwischen einer beglaubigten Kopie und einer beglaubigten Übersetzung ist, und was ein ermächtigter Übersetzer beglaubigen kann und was nicht.

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Dem Duden nach bedeutet beglaubigen:

„Von amtlicher Stelle als richtig, wahr, echt bestätigen“.

duden.de

Die beglaubigte Kopie ist also nicht mehr und nicht weniger als eine Fotokopie eines Dokuments, die mit einem Vermerk, einem Stempel und einer Unterschrift versehen wird, mit denen bestätigt wird, dass es sich um eine Fotokopie handelt, die mit dem Original übereinstimmt.

Wo werden in Deutschland beglaubigte Kopien erstellt?

Grundsätzlich sind in Deutschland Notare, Behörden und Einrichtungen, denen eigens die Befugnis dafür erteilt wurde, für das Anfertigen beglaubigter Kopien zuständig. In einigen Fällen fertigen auch Einrichtungen wie Schulen oder Hochschulen beglaubigte Kopien von Dokumenten an, die sie selbst ausgestellt haben (Abschlüsse, Zeugnisse, Notenbescheinigungen).

Besonders teuer sind diese meist nicht, weshalb ich immer dazu rate, von vornherein um mehrere Ausfertigungen zu bitten, wenn absehbar ist, dass später noch einmal eine Kopie gebraucht wird. Neben der eingesparten Zeit wird einem hier manchmal auch etwas Rabatt auf mehrere zusätzliche Ausfertigungen gewährt.

Wofür brauche ich in Deutschland eine beglaubigte Kopie? 

Was Bürokratie angeht, sind wir bekanntermaßen Vorreiter – und deshalb braucht man beglaubigte Kopien in Deutschland auch für fast alles. Meist ist sehr genau beschrieben, ob ein Original, eine beglaubigte Kopie oder eine normale Fotokopie vonnöten ist – von der Arbeitssuche über die Anerkennung von Abschlüssen bis zur Beantragung einer Staatsangehörigkeit oder der Eintragung einer Ehe.

Die zuständigen Behörden fordern meist ein Original oder eine beglaubigte Kopie an. Da die eingereichten Dokumente für gewöhnlich nicht zurückgegeben werden (sondern dort archiviert werden), ist es am sinnvollsten, eine Kopie abzugeben. Diese ist meist nicht besonders teuer und natürlich viel einfacher zu bekommen als ein Original.

Kann ein ermächtigter Übersetzer in Deutschland eine beglaubigte Kopie erstellen?

Leider nicht.

Das Einzige, was ein ermächtigter Übersetzer bescheinigen darf, ist die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Übersetzung des Dokuments, das der Kunde ihm übermittelt hat (und das ist ja auch schon was). Wir ermächtigten Übersetzer drucken meist eine Kopie des zu übersetzenden Dokuments aus und verbinden sie mithilfe von Ösen untrennbar mit der Übersetzung.

Wir können beglaubigte Übersetzungen von Originaldokumenten oder beglaubigten Kopien erstellen. Es ist aber im Normalfall nicht nötig, dass wir die originale beglaubigte Kopie, die der Notar Ihnen ausgehändigt hat, an die Übersetzung heften. Eine einfache Fotokopie reicht hierzu völlig aus.

Schauen wir uns ein Beispiel an.

Um den Unterscheid zwischen all den Kopien, Fotokopien und Beglaubigungen besser zu verstehen, führe ich an dieser Stelle ein persönliches Beispiel an.

Um hier in Deutschland als Übersetzerin ermächtigt zu werden, musste ich eine beglaubigte Kopie meiner spanischen Notenbescheinigung zusammen mit einer beglaubigten Übersetzung ins Deutsche einreichen. Dazu habe ich mir von einem Notar, in diesem Fall in Spanien, zunächst eine beglaubigte Kopie anfertigen lassen.

Ich habe diese Kopie dann eingespannt und per E-Mail an eine Übersetzerin geschickt, damit diese mir eine beglaubigte Übersetzung erstellt. Diese beglaubigte Übersetzung (die an eine Fotokopie der beglaubigten Kopie geheftet ist) und die beglaubigte Kopie des Notariats habe ich dann beim OLG Düsseldorf eingereicht. Insgesamt also zwei Dokumente.

Ich empfehle meinen Kunden immer, dass sie zuerst die beglaubigte Kopie des zu übersetzenden Dokuments anfertigen lassen und diese dann einscannen, damit ich die Übersetzung erstellen kann. Wichtig ist, dass auch der Beglaubigungsvermerk, also der Text und die Stempel, zu übersetzen sind, damit die deutsche Behörde sieht, dass es sich bei den eingereichten Dokumenten um eine beglaubigte Kopie handelt.

Und was ist dann eine beglaubigte Übersetzung?

Eine beglaubigte Übersetzung ist eine offizielle oder bescheinigte Übersetzung , die nur ermächtigte Übersetzer, so wie ich es bin, erstellen können. Diese Art von Übersetzung wird für spanischsprachige Dokumente verlangt, die bei Ämtern und Behörden in Deutschland vorgelegt werden müssen. Wenn Sie eine beglaubigte Übersetzung einreichen müssen und gerne wissen möchten, wie viel sie kostet, schicken Sie mir bitte einen gut lesbaren Scan des Dokuments (des Originals oder der beglaubigten Kopie) an info@marta-gomez.com. Ich schicke Ihnen dann ein kostenloses, unverbindliches Angebot.

Wenn Sie sich fragen, ob Sie mir zur Übersetzung eine einfache Kopie als Scan, eine beglaubigte Kopie oder ein Original schicken müssen, schreiben Sie mir gerne oder rufen mich unter +49 156 06829104 an. Wir schauen dann gemeinsam, was für Sie die beste Lösung ist.